Samenwerkingsovereenkomst

ONDERGETEKENDEN:

1.	De Woonmensen, gevestigd aan de Deventerstraat 54 in Apeldoorn, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 08025175, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer V. van Oordt, directeur-bestuurder, hierna te noemen: “verhuurder”
en
2.	Huurdersbelangenvereniging WijZijn, gevestigd aan de Fauststraat 2a, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 67951104, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer E. Anneveldt, voorzitter van het bestuur, hierna te noemen: “Huurdersorganisatie”

OVERWEGENDE DAT:

• Verhuurder verantwoordelijk is voor het beleid en beheer inzake het totale woningbestand en de Huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn.
• Daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de Huurders bevorderlijk is voor een goede dienstverlening en een effectief beheer van de woningen van verhuurder, om slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de Huurders.
• Verhuurder de belangen van Huurders van zijn woningen erkent en middels deze afspraken de invloed van Huurders op zijn beleid wil waarborgen.
• De Huurdersorganisatie medeverantwoordelijk is voor goed wonen en er naar streeft de belangen te behartigen van alle Huurders van verhuurder.
• De Huurdersorganisatie sinds 1 juli 2015 een (aan de verhuurder en gemeente) gelijkwaardige positie heeft bij het maken van de lokale prestatieafspraken.
• Het belangrijk is dat de Huurdersorganisatie deze invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie.
• Een Huurdersorganisatie dicht bij de Huurders moet staan en daarom moet weten wat er onder hen leeft.
• Voor het contact met de Huurders het bestaan van een Huurdersorganisatie van groot belang is en deze voldoende faciliteiten en mogelijkheden voor overleg krijgt.
• Voor overleg een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn.
• De samenwerking tot doel heeft:
• het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen;
• het bevorderen van een goede relatie tussen Huurders en verhuurder;
• het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) Huurders;
• het bevorderen van een goede verhouding tussen de hoogte van de huur en de kwaliteit van woning en woonomgeving.

Definities

In deze samenwerkingsovereenkomst en daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Huurder: huurder van een woongelegenheid van verhuurder waarin Huurder zijn hoofdverblijf heeft. Onder Huurder wordt ook begrepen de medehuurder en de legale onderhuurder.

Huurdersorganisatie: de representatieve vereniging of stichting die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de Huurders op verhuurdersniveau.

Overlegwet: Wet op het overleg huurders verhuurder. De meest recente versie van de wet is te raadplegen via www.overheid.nl.

Bewonerscommissie: commissie van bewoners van huurwoningen in een wooncomplex, niet zijnde een Huurdersorganisatie, die de belangen behartigt van de Huurders van dat wooncomplex.

De Huurdersorganisatie (artikel 1)

1. De Huurdersorganisatie is een vereniging en heeft tot doel het behartigen van de belangen van de Huurders van de verhuurder.
2. Het bestuur wordt gekozen door en uit de Huurders die zij vertegenwoordigt.
3. Alle Huurders van verhuurder sluiten zich automatisch bij aanvang van de huurovereenkomst aan bij de Huurdersorganisatie.
4. De Huurdersorganisatie informeert de Huurders over haar activiteiten en betrekt ze bij haar standpuntbepaling.
5. De Huurdersorganisatie schrijft ten minste eenmaal per jaar een vergadering uit voor de Huurders waarin zij verantwoording aflegt over haar activiteiten in het verstreken jaar, haar plannen voor het eerstvolgende jaar bespreekt en deze vaststelt. De verhuurder ontvangt een afschrift van de notulen van dit overleg.
6. De Huurdersorganisatie toont op verzoek van de verhuurder aan welk deel van de Huurders zij vertegenwoordigt, op welke wijze zij de Huurders betrekt bij haar standpuntbepaling en hoe de communicatie met de Huurders plaatsvindt.
7. De verhuurder erkent de Huurdersorganisatie ais Huurdersorganisatie in de zin van de Overlegwet.
8. Ook andere Huurdersorganisaties die voldoen aan de vereisten van artikel 1, eerste lid onder f van de Overlegwet kunnen een beroep doen op overleg met de verhuurder en op de overige rechten van de Overlegwet.
9. De Huurdersorganisatie ondersteunt Bewonerscommissies bij de uitvoering van hun taken. De Huurdersorganisatie kan een financiële vergoeding toekennen aan de Bewonerscommissies onder voorwaarde dat deze bijdrage voldoet aan het gestelde in bijlage 2 behorende bij deze overeenkomst.

Overleg (artikel 2)

1. Verhuurder en Huurdersorganisatie overleggen periodiek ten minste tweemaal per jaar en vaker indien nodig.
2. Buiten het periodieke overleg kan op verzoek van de verhuurder of de Huurdersorganisatie overleg plaatsvinden als dit door de verzoeker gewenst wordt geacht, bijvoorbeeld naar aanleiding van de informatie verstrekt volgens artikel 3 van deze overeenkomst.
3. Het overleg met de Huurdersorganisatie heeft vooral betrekking op de onderwerpen genoemd in bijlage 1 die op verhuurdersniveau een rol spelen.
4. De datum en agenda voor het overleg worden in overleg tussen de verhuurder en de Huurdersorganisatie vastgesteld. Partijen ebben het recht onderwerpen op de agenda te plaatsen.
5. De verhuurder en de Huurdersorganisatie kunnen zich in het overleg laten bijstaan door een of enkele deskundige adviseurs, indien dit voor de behandeling van een of meer onderwerpen redelijkerwijs noodzakelijk is.
6. Uiterlijk een week voor de datum van het overleg informeren partijen elkaar over de gewenste aanwezigheid van deskundigen. Partijen kunnen gemotiveerd aangeven of zij bezwaar hebben tegen de aanwezigheid van een of meer deskundigen tijdens het overleg.
7. De verhuurder kan besluiten over bepaalde onderwerpen te overleggen met Bewonerscommissies op complexniveau.

Informatie (artikel 3)

1. De verhuurder verstrekt de Huurdersorganisatie op verzoek schriftelijk informatie over zijn beleid en beheer die voor de Huurders en de Huurdersorganisatie van wezenlijk belang kunnen zijn. Dit recht op informatie betreft in elk geval de onderwerpen die zijn genoemd in bijlage 1 bij deze samenwerkingsovereenkomst.
2. De verhuurder informeert de Huurdersorganisatie uit eigen beweging schriftelijk als hij voornemens heeft tot wijziging van het door hem gevoerde beleid of beheer ten aanzien van de onderwerpen als genoemd in bijlage 1.
3. De verhuurder informeert de Huurdersorganisatie over ontwikkelingen in de volkshuisvesting die voor de Huurdersorganisatie bij haar werkzaamheden van belang zijn.
4. Partijen kunnen afspraken maken over de vertrouwelijke behandeling van door de verhuurder verstrekte informatie.
5. De verhuurder kan besluiten bepaalde informatie (nog) niet te verstrekken wanneer het bedrijfsbelang zich daartegen verzet.

Advies (artikel 4)

1.  Als de verhuurder zijn beleid of beheer wil wijzigen ten aanzien van een van de onderwerpen genoemd in bijlage 1 bij deze overeenkomst, stelt hij de Huurdersorganisatie in de gelegenheid daarover met hem te overleggen en aan hem een schriftelijk advies uit te brengen over de beoogde beleidswijziging.
2. De periode voor overleg en advies als bedoeld in het eerste lid bedraagt maximaal zes weken, gerekend vanaf het moment dat de informatie door de verhuurder is verzonden.
3. Wanneer de verhuurder het advies of een gedeelte van het advies niet opvolgt, laat hij dit binnen twee weken schriftelijk en gemotiveerd aan de Huurdersorganisatie weten.
4. Verhuurder voert een voorgenomen besluit niet uit gedurende een periode van drie werkdagen nadat de Huurdersorganisatie de reactie van de verhuurder als bedoeld in het derde lid heeft ontvangen.
5. Als de Huurdersorganisatie niet binnen de periode van zes weken als genoemd in het tweede lid een schriftelijk advies heeft uitgebracht, dan wel heeft laten weten geen advies te willen uitbrengen, mag de verhuurder ervan uitgaan dat de Huurdersorganisatie instemt met de voorgenomen wijziging van het beleid of beheer.
6. Bij adviesrecht wordt de Huurdersorganisatie zoveel mogelijk in een vroegtijdig stadium meegenomen.

Instemming (artikel 5)

1. Verhuurder voert een voornemen tot wijziging van het beleid tot vaststelling van de servicekosten slechts uit na instemming van de Huurdersorganisatie.
2. Het beleid inzake de vaststelling van servicekosten als bedoeld in het eerste lid heeft betrekking op aanpassingen in de wijze van afrekening van de servicekosten en aanpassingen in het servicekostenbeleid die van toepassing zijn voor het hele woningbezit van de verhuurder.
3. De Huurdersorganisatie heeft instemmingsrecht bij fusies en verbindingen.

Vergoedingen (artikel 6)

1. Verhuurder vergoedt de kosten voor zover die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de activiteiten van de Huurdersorganisatie inzake:
   1. de oprichting en instandhouding van de Huurdersorganisatie
   2. de communicatie met de Huurders, zoals het betrekken van de Huurders bij haar standpuntbepaling, informatievoorziening en het beleggen van vergaderingen
   3. (de voorbereiding van) het overleg met de verhuurder
   4. (de voorbereiding van) de uitoefening van het informatie- en adviesrecht.
2. De verhuurder kan de vergoeding van de kosten genoemd in het eerste lid (gedeeltelijk) vervangen door een verstrekking in natura.
3. De vergoeding in geld of natura als genoemd in het eerste en tweede lid heeft in elk geval betrekking op de werkzaamheden en benodigdheden als genoemd in bijlage 2 bij deze overeenkomst.
4. De Huurdersorganisatie stelt jaarlijks voor het begin van het kalenderjaar een inhoudelijk jaarplan met begroting op van de kosten die samenhangen met de activiteiten genoemd in het eerste en derde lid en legt deze ter goedkeuring voor aan de verhuurder.
5. De verhuurder kan zijn goedkeuring onthouden wanneer hij ook na overleg van mening is dat de begroting kosten bevat die redelijkerwijs niet noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Huurdersorganisatie.
6. De verhuurder stelt de Huurdersorganisatie op basis van de goedgekeurde begroting een passend budget ter beschikking, uit te betalen in twee gelijke termijnen bij aanvang van het kalenderjaar en halverwege het kalenderjaar.
7. Onvoorziene kosten die buiten de begroting worden gemaakt, worden door de Huurdersorganisatie voorgelegd aan de verhuurder. De verhuurder kan deze kosten na goedkeuring alsnog vergoeden.
8. De Huurdersorganisatie legt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar verantwoording af over de gemaakte kosten en de besteding van de door de verhuurder beschikbaar gestelde middelen.
9. Verhuurder en Huurdersorganisatie spreken af of en zo ja tot welk bedrag niet-bestede budgetten van enig jaar door de Huurdersorganisatie als reserve mogen worden aangehouden.

Geschillen (artikel 7)

1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst kunnen worden voorgelegd aan de Geschillencommissie WOHV en/of aan de rechter.

Slotbepalinoen (artikel 8)

1. Deze overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd.
2. Deze overeenkomst kan schriftelijk en gemotiveerd worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden.
3. Indien de Huurdersorganisatie niet langer voldoet aan de wettelijke vereisten van artikel 1, eerste lid onder f, van de Overlegwet kan de verhuurder de overeenkomst beëindigen conform het tweede lid. De verhuurder geeft de Huurdersorganisatie gedurende de opzegtermijn van zes maanden de gelegenheid alsnog aan de wettelijke eisen te voldoen.

De bijlagen bij deze overeenkomst:

1. Onderwerpen voor informatie, overleg en advies
2. Vergoedingen

Aldus overeengekomen te Apeldoorn op 14 maart 2017,

Apeldoorn,   De heer V. van Oordt Directeur-bestuurder de Woonmensen

,Apeldoorn,   De heer E. Anneveldt Voorzitter Huurdersbelangenvereniging WijZijn

Bijlage 1 Onderwerpen voor informatie, overleg en advies Huurdersorganisatie

OVERLEGWET
De onderwerpen zoals bedoeld in de artikelen 2,3,4 van de samenwerkingsovereenkomst zijn:

A. Het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan woongelegenheden en de direct daaraan grenzende omgeving

• Strategisch voorraadbeleid
• Meerjarenbeleid en begroting onderhoud
• Procedure (mutatie-)onderhoud
• Procedure klachtenonderhoud
• Beleid basiskwaliteit

B. Het slopen, renoveren, verwerven, vervreemden en bezwaren van woongelegenheden

SLOOP EN VERVANGENDE NIEUWBOUW

• Afweging en argumentatie herstructurering
• Algemeen nieuwbouwbeleid: koop, huur, prijsklasse, doelgroep
• Sociaal plan/statuut

WONINGVERBETERING EN ENERGIEBESPARING

• Algemeen beleid woningverbetering en procedure
• Beleid energiebesparing
• Tegemoetkoming overlast en onkosten bewoners

AAN- EN VERKOOP HUURWONINGEN

• Aan- en verkoopbeleid algemeen (eerstvolgende jaar en meerjarig)
• Participatie huurders in gemengde complexen
• Verkoopplan woningen complex (per woning of complexgewijs)
• Splitsing- en Huishoudelijk reglement WE
• Beheer in gemengde complexen

C. Het toewijzings- en verhuurbeleid

• Beleidsmatige uitzonderingen woonruimteverdeling (urgentiebeleid)
• Beleid en procedure bij verhuizing (oplevering, opnamestaat)
• Beleid zelf aangebrachte veranderingen (ZAV) en vergoedingen daarvoor

D. De door de verhuurder in het algemeen te hanteren voorwaarden van de overeenkomst van huur en verhuur

• Procedure aangaan en beëindigen huurovereenkomst
• Beleid schuldsanering en (voorkomen van) huisuitzetting

E. Het beleid inzake de huurprijzen

• Huurprijsbeleid algemeen (differentiatie, streefhuurbeleid, huurharmonisatie)
• Huurprijsbeleid parkeervoorzieningen (voor zover DAEB).

F. De samenstelling, het kwaliteitsniveau en de prijs van het door de verhuurder

aan te bieden pakket van diensten die rechtstreeks verband houden met de bewoning, het betrekken van een woongelegenheid en het huisvesten van personen. Overeenkomsten met betrekking tot servicekosten als bedoeld in artikel 237, derde lid, van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek en overeenkomsten met betrekking tot het beheer van het verhuurde

• Beleid ten aanzien van de vaststelling van servicekosten
• Procedure afrekening servicekosten
• Implementatie Warmtewet bij collectieve installaties
• Contracten tussen verhuurder en Ieveranciers van diensten en service
• Beheerovereenkomst
• Keuze, evaluatie en wijziging beheerder

G. Een voorstel tot een fusie als bedoeld in de artikelen 312 en 313 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek

• Fusievoornemen en samenwerkingsverbanden
• Gevolgen fusie voor huurders ten aanzien van de prijs-kwaliteitsverhouding, dienstverlening, kwaliteitsinvesteringen, zeggenschap

H. Het beleid inzake de leefbaarheid in de buurten en wijken waar de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen zijn gelegen, alsmede inzake herstructurering van die buurten of wijken

• Algemeen beleid leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving
• Het beleid ten aanzien van woonoverlast

I. Het beleid inzake het bijdragen aan het tot stand brengen van huisvesting voor ouderen, gehandicapten en personen die zorg of begeleiding behoeven

• Algemeen beleid wonen en zorg
• Programma van eisen van nieuwbouwcomplex voor ouderen
• Aanpassing en opplussen woningcomplex voor ouderen

J. Uitspraken van de klachtencommissle waarbij de verhuurder is aangesloten

K. De beoogde inhoud van prestatieafspraken tussen de verhuurder en één of meerdere gemeenten in geval van onderhandelingen over zulke prestatieafspraken

• Inzet verhuurder voor prestatieafspraken met gemeente(n)

AANVULLENDE BEPALINGEN UIT DE WONINGWET

Overleg:

• Artikel 43 en 44 Woningwet: de corporatie nodigt voor het overleg over de te maken prestatieafspraken niet alleen de gemeente uit, maar ook alle huurdersorganisaties.
• Artikel 53 Woningwet: de corporatie voert met huurdersorganisaties overleg over een verzoek tot fusie.
• Artikel 55b Woningwet: de corporatie moet met de huurdersorganisaties overleg voeren over een aantal reglementen.
• Artikel 69 en 80 BTIV: de corporatie moet met de huurdersorganisaties overleg voeren over het voornemen voor een administratieve en een juridische scheiding.

Informatie:

• Artikel 38 Woningwet: Verhuurder moet voor 1 juli van elk jaar aan de huurdersvereniging de jaarrekening, het jaarverslag, het volkshuisvestingsverslag en de verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening van de accountant doen toekomen.

Instemming

• Artikel 53 Woningwet: huurdersorganisaties krijgen een wettelijk geregeld instemmingsrecht bij fusies en verbindingen.

Overig:

• Artikel 21e Woningwet: huurdersraadpleging
• Artikel 30 lid 9 Woningwet: Bindende voordracht voor minstens een derde van de Raad van Commissarissen.

Bijlage 2     Vergoedingen

De volgende werkzaamheden/benodigdheden van de Huurdersorganisatie komen in aanmerking voor vergoeding in geld of natura als bedoeld in artikel 6 van de samenwerkingsovereenkomst:

1. Kantoorfaciliteiten (vergaderruimte, kantoorbenodigdheden, ict-apparatuur)
2. Telefoonkosten
3. Koffie, thee etc.
4. Aanschaf relevante literatuur
5. Lidmaatschap van de Nederlandse Woonbond of soortgelijke organisatie
6. Communicatiemateriaal ten behoeve van de huurders, zoals foldermateriaal en drukkosten
7. Kopieerkosten
8. Portokosten
9. Reis- en parkeerkosten
10. Scholing
11. Inschakeling van deskundigen

Vergoedingen aan bewonerscommissies

De Huurdersorganisatie wenst een deel van haar budget beschikbaar te stellen aan de bewonerscommissies ten aanzien van de volgende punten:

• het ondersteunen van initiatieven van bewoners, gerelateerd aan het woningbezit van de Woonmensen.
• Activiteiten die bijdragen aan ‘schone, hele en veilige’ woonomgeving, in en om het woningbezit van de Woonmensen.

Hierbij zal de Huurdersorganisatie de bepalingen uit de Woningwet in acht nemen. Ten aanzien van vergoedingen aan bewonerscommissies geldt hetgeen bepaald is in artikel 6 (begroting en verantwoording) van de samenwerkingsovereenkomst.